Tingkatkan Akuntabilitas, KPU Cilacap Rapikan Gudang Arsip
CILACAP – Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Cilacap melaksanakan kegiatan pengelolaan dan penataan arsip di gudang serta ruang arsip kantor pada hari selasa (13/01/2026). Langkah ini diambil sebagai upaya memperkuat tata kelola administrasi dan memastikan keamanan dokumen negara pasca-penyelenggaraan pemilu dan pemilihan.
Kegiatan yang berlangsung sejak pagi hari ini difokuskan pada pengelompokan, pendataan, dan penyimpanan dokumen sesuai dengan Peraturan KPU Nomor 17 Tahun 2023 tentang Jadwal Retensi Arsip.
Dalam kegiatan tersebut, petugas arsiparis KPU Kabupaten Cilacap melakukan beberapa tahapan antara lain:
1. Penyortiran Dokumen : mengeluarkan dokumen dari container box kemudian memisahkan arsip substantif tahapan pada setiap periode, dimulai dari periode terdekat yaitu tahapan pemilu dan pemilihan tahun 2024. Setelah pengelolaan arsip substantif selesai dilanjutkan pengelolaan arsip fasilitatif;
2. Pengelompokan Dokumen : dokumen di kelompokkan sesuai dengan jenis dan dijadikan satu untuk setiap Kecamatan yang ada di Kabupaten Cilacap;
3. Pembungkusan : proses pembukusan arsip inaktif dengan kertas samson/payung, kemudian diberikan label;
4. Pendeskripsian : menginput data arsip inaktif untuk dimasukan dalam database dan dilanjutkan pencetakan label pembungkus.
Pengelolaan arsip ini bukan sekadar rutinitas kebersihan, melainkan kewajiban hukum, karena setiap lembar dokumen di gudang ini adalah bagian dari sejarah demokrasi yang mengacu pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk menentukan mana dokumen yang harus disimpan permanen dan mana yang sudah bisa memasuki tahap pemusnahan sesuai prosedur.
Sesuai dengan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), standar pengelolaan gudang arsip harus memenuhi aspek keamanan dan kemudahan akses (retrievability). Hal ini bertujuan agar sewaktu-waktu data dibutuhkan untuk keperluan audit atau sengketa hukum, dokumen dapat diketemukan dalam waktu singkat.
Dengan penataan yang sistematis pada awal tahun 2026 ini, KPU Kabupaten Cilacap berkomitmen untuk mempertahankan predikat lembaga yang transparan dan akuntabel. Gudang arsip yang tertata rapi juga diharapkan mampu mendukung efisiensi kerja staff dalam memberikan pelayanan informasi publik kepada masyarakat.
